IRSからの通知に対して書面を提出するポイント３つ

IRSからの通知に対して、いかにして手続きを円滑にしていくかは重要な課題です。

IRSは提出書類などで疑問や確認したいことについて通知をしてきますが、
電話で問い合わせたとしても、書面の提出を求められることが多く見られます。

そこで今回は、IRSからの通知に対して書面を提出する際に、
円滑な手続きを行うための具体的な記載方法についてお伝えします。

また後半では後で困らないような対策についてもご紹介させていただきます。

IRSからの通知に対して手続きを円滑にしたいと思っている方や、
思うように進められずにお困りの方のご参考になれば幸いです。
ぜひ最後までお付き合いください。

通知に書かれている問い合わせ番号を記載：ポイント1

そもそもどんな通知に対しての返信なのかが分かりにくいと、
思うように進まないことがあります。

IRSからの通知文には右上にリファレンスナンバーが記載されていることが多く、
これは日本語でいう問い合わせ番号にあたります。

さらに、通知の種類が多いので通知番号という番号が付されていることがあります。
IRS側でどんな通知を受け取ったことによるものかが分かるように、
問い合わせ番号と通知番号を記載します。

法人が問い合わせをする場合には法人番号を記載します。
法人番号というのは納税者番号のことです。

たとえば、「私はABCカンパニー代表の渡邉です。法人番号は12345678の会社です」
などの書き出しで書いていくのがより伝わりやすいといえるでしょう。

ポイント１ではどんな通知がIRSからきたのかということで、
リファレンスナンバー、通知番号を記載し、
ポイント２では、誰が通知を受け取ったのかが分かる法人番号を記載しました。

ポイント３では郵便物等の追跡番号とIRSの担当者のID番号を記載します。

IRSは提出書類などで疑問や確認したいことについて通知をしてきますので、
日本から提出している書類を送付したときの追跡番号を控えておくとよいでしょう。
郵便局やFedExなどで送付するときなどでも追跡番号の確認はできます。

ただし、インターネットで追跡履歴を確認できるのは、
郵便物等を取り扱ってから何日以内というように決められているので、
過去の履歴を検索できないことがあります。

追跡履歴から配達が完了したという画面を保存しておくのがベストです。

そして、税務署に電話をして問い合わせることがあった場合に、
誰と話したのかということは大切な情報です。

IRSで電話を受ける担当者は必ずID番号を持っています。
その番号というのは大体は数字なのですが、
その番号を電話中に控えておくようにしましょう。

「私はIRSの担当者に問いあわせをしました。ID番号は何番です」
といった情報を記載できると、それがより強いエビデンスになると思います。

さて今回はIRSからの通知に対して、
書面を提出する際に手続きが思うように進まないことがあるので、
具体的な記載の方法、そして最後に追跡番号やIRSのID番号などの情報を
エビデンスにするということもご紹介しました。

今回ご紹介したように、IRSへ書類を出すときには送付時の控えをとっておくなどの
具体的な対策をぜひ参考にしていただきつつ、
通知を受け取った場合の対策としてもご活用ください。