課題
フェニックスデールの対応
弊社ではIRSへ確認を行い、お客様が還付小切手を受領していないことを説明しました。小切手の再送を希望する場合はForm3911に記載をしてFedExする必要があるといわれ、書面作成および送付対応いたしました。
送付後、数日経過した後、弊社からIRSへ問い合わせを行いました。IRS担当者によると、IRS側では現時点でForm 3911の受領記録が確認できないとのことでした。FeEexの追跡番号を伝えたにもかかわらず受領していないとの一点張りです。そのため、電話しながら担当官に付与されている直接のFax番号をもらい、Form 3911を再度FAXで送付し、IRS側でシステムに反映されるようリクエストしました。
結果
Form 3911の再送付が受理され、IRS担当者からは、システムに反映されるまで2〜3週間程度待つよう案内がありました。その後、お客様に還付金がリリースされる見込みです。
このケースで確認しておきたいポイント
ご自身での対応目安：対応可能な場合あり
還付小切手の未着対応では、Form 3911の作成・送付など、ご自身で進められる手続きも含まれます。一方で、送付記録の確認、IRS側での受領状況の確認、必要に応じた再送対応など、書類提出後のフォローが重要になります。
IRSから「還付小切手は発送済み」と案内されても、実際に手元へ届かないケースがあります。特に、米国外の住所宛に普通郵便で送付される場合、到着までに時間がかかるほか、郵送途中で所在確認が難しくなることもあります。
小切手の未着を確認する際は、まず「いつ・どこへ発送されたことになっているのか」を明確にすることが出発点になります。
確認しておきたい主な項目は以下の通りです。
- IRSから還付小切手が発送されたとされる日
- IRSに登録されている住所
- 還付金額
- Form 3911の送付日
- FedExなどの追跡番号
- IRSへ問い合わせた日時、担当者名、回答内容
- 再送やFAX送付を依頼された場合の送付記録
還付小切手が届かない場合、状況に応じてForm 3911を提出し、小切手の追跡や再送依頼を行います。
ただし、Form 3911を送付していても、IRS側で受領記録がすぐに確認できるとは限りません。FedExなどの追跡上は配達済みであっても、IRSのシステム上では未反映のままとなるケースがあります。
そのため、書類を送付した後も、IRS側で受領・処理されているかを確認することが欠かせません。
還付小切手が長期間届かない場合や、Form 3911を提出しても状況が進まない場合は、小切手の追跡・再送依頼を含めて、米国税務の専門家と進めることで、対応の抜け漏れを防ぎやすくなります。
